Efektīva biznesa telefonsaruna

Biznesa sarunas bieži vien notiek ar telefona starpniecību. Tas ir daudz efektīvāk, ja var sazināties ar savu biznesa partneri pa telefonu, nevis katru reizi ar interesējošiem jautājumiem doties personīgās vizītēs. Biznesa telefonsaruna atšķiras no parastas telefonsarunas ar draugiem vai ģimeni. Biznesa zvanam ir jābūt iepriekš plānotam un pārdomātam.

Izvēlies konkrētu laiku, kad notiks šī telefonsaruna. Atcel iepriekšējos plānus uz pāris minūtēm un iepriekš sagatavojies. Sev priekšā turi kalendāru, pierakstu blociņu un rakstāmo. Tu nevari zināt, kā ievirzās saruna, jo varbūt tās iznākums būs tikšanās personīgi. Tāpēc tev ir jābūt gatavam saskaņot savus plānus un noteikt datumu, skatoties kalendārā. Ja nepieciešams, iepriekš jau no plānotāja izraksti dienas un laikus, kuros nevari tikt uz biznesa tikšanos, tādējādi izvairoties no nepatīkamām situācijām, ja būtu jāpārzvana pārlikt tikšanās datumu.

Apkopo visu svarīgāko informāciju, kas, iespējams, būs nepieciešama. Pārbaudi, vai tev ir pareizs telefona numurs un precīzi ieraksti to telefonā. Uzzini vai pieraksti uz lapiņas tā cilvēka vārdu, ar kuru tu grasies runāt. Noliec sev rokas attālumā visu svarīgo informāciju par sevi, ja kau ko nezini no galvas, piemēram, līguma numurus, tiesību aktus vai ko citu. Ja neesi paspējis iegaumēt no galvas, pieraksti arī savu telefona numuru un e-pasta adresi, gadījumam, ja būs jānosauc. Ja zvani kāda cita cilvēka uzdevumā, pieraksti laicīgi arī šī cilvēka datus, kā varēs ar viņu sazināties privāti.

Pārdomā visu, ko tev nepieciešams izrunāt. Svarīgākos punktus vari pierakstīt uz lapiņas, ko turēsi sev acu priekšā. Lai nebūtu neveiklas sākuma sarunas, vari pierakstīt teikumus, kā iesāksi savus svarīgos jautājumus. Galvenais, pašam būt zinošam par to, ko jautā.

Ja esi pārlieku nervozs, tad apsēdies un nomierinies. Iztēlojies savā galvā, kā notiks telefona saruna. Ievelc dziļi elpu un vēlreiz pārbaudi savus pierakstus. Vizualizē pirmos sarunas teikumus, jo saruna aizies raiti, ja sākums būs bez liekas “raustīšanās”.

Pārbaudi vēlreiz telefona numuru un veic zvanu. Pats galvenais ir sasveicināties. Pat arī tad, ja zini, ka telefona numurs ir ievadīts pareizi, pārjautā, vai esi sazvanījis pareizo cilvēku. Kad esi noskaidrojis, ka persona ir īstā, iepazīstini ar sevi un pasaki kādā mērķi tu zvani. Esi pārliecinošs un ieinteresēts. Sarunas laikā nepārtrauc runātāju, noklausies visu līdz galam un tad vērsies ar saviem ieteikumiem.

Sarunas nobeigums ir tikpat svarīgs kā sasveicināšanās daļa. Tas ir pēdējais punkts, kā parādīt sevi no pozitīvās puses. Pateicies par tev veltīto laiku, par sniegtajām atbildēm vai iegūto informāciju – atšķirībā, kāds ir sarunas mērķis. Ja esat sarunājuši tikšanos, tad atvadoties it kā vēlreiz iekļauj teikumu ar norunāto vietu un laiku, lai pilnībā izzustu iespēja par kādām nesaprašanām un pārpratumiem. Savas runas tembrā neliec manīt, ka pēc iespējas ātrāk vēlies nolikt klausuli un skriet savās darīšanās. Liec biznesa partnerim manīt, ka šī, iespējams, bija svarīgākā telefona saruna visas dienas laikā.

Nekad nenoliec telefonu, kamēr cilvēks nav no tevis atvadījies un iestājies neliels klusums. Bieži vien cilvēki atvadoties, nemanot iesāk jaunu tēmu un atvadas ieilgst. Ja saruna ir risinājusies pavisam vieglā gaisotnē, tad bieži vien tā nebeidzas ar striktu atvadīšanās vārdu. Pašās beigās, ja gaisotne atļauj, varat pāriet nedaudz neformālākā gaisotnē, taču nepārspīlē un centies ieturēt profesionālismu.